Shape Up: Pare de correr em círculos e entregue trabalho que importa.

🤔 Quantas horas você já desperdiçou em reuniões de 'alinhamento' que só geraram mais dúvidas?

Ou criando um “plano de negócios” para um projeto que nunca chegou a ter seu primeiro cliente?

Essas horas podem ser melhor utilizadas.

O segredo não está em fazer mais.

Ou em saber estimar melhor.

Está no sistema.

E hoje você vai conhecer o sistema criado pela Basecamp que:

• Construiu um império digital.

• São lucrativos a 25 anos.

• Faturaram 280 milhões de dólares em 2024.

• Com uma equipe que nunca ultrapassou 80 pessoas.

• Totalizando incríveis 3.5 milhões de dólares anuais de faturamento por pessoa trabalhando lá.

E temos uma supresa: Recentemente fizemos uma mentoria diretamente com Ryan Singer, o criador do método.

Vamos mostrar tudo que aprendemos direto com a fonte, como adaptamos a metodologia para funcionar para equipes menores e como utilizar AI para acelerar esse processo.

🏗 Shape Up: A Metodologia que Funciona

Shape Up não é mais um framework ágil cheio de cerimônias.

É um sistema de 6 semanas + 2 semanas que funciona assim:

• 6 semanas: desenvolvimento focado, sem interrupções

• 2 semanas: cooldown para bugs, experimentação e planejamento

OLMPS.VERSIONᵀᴹ: 

_ Na Olympus optamos por ciclos de 3 semanas e cooldown de 1 semana devido ao tamanho do time. 
_ Somos uma equipe de 4 pessoas que consegue se mover com agilidade. 
_ Empresas com múltiplas equipes ou desenvolvedores sozinhos podem adaptar esse ciclo para o seu tamanho de operação e como se sentem mais confortáveis. 

Mas a mágica real está no que acontece antes dessas 6 semanas.

É aí que entra o Shaping.

🔧 As 4 Etapas do Shaping

1️⃣ Set Boundaries (Defina Limites)

Antes de qualquer linha de código, sempre se faça essas perguntas:

• Quanto tempo vale essa ideia? 2 semanas? 6 semanas?

• Qual é o problema específico que estamos resolvendo?

Defina com clareza o que você está resolvendo e o que vai fazer para resolver. É um app novo que quer criar do zero? Ou uma funcionalidade nova sendo adicionada a um produto?

Nesse momento. Estamos definindo o: apetite.

Em Shape Up, o 'apetite' não é uma estimativa do tempo que um projeto vai levar, mas sim uma decisão sobre o tempo máximo que estamos dispostos a investir nele.

É um limite fixo, por exemplo, 2 ou 6 semanas, que ajuda a focar a solução dentro desse prazo, garantindo que o custo do projeto seja definido desde o início.

Isso nos ajuda a saber, desde o início, quanto tempo estamos dispostos a investir naquela aposta.

A final de contas toda nova funcionalidade ou produto é uma aposta com objetivo de impactar uma ou várias métricas desejadas:

• aumentar conversões,

• engajamento,

• retenção

• etc.

2️⃣ Rough Sketch (Esboço Grosseiro)

Aqui você não faz wireframes detalhados. Você desenha breadboards - fluxos de alto nível que mostram como as peças se conectam.

💡Breadboarding: A Arte de Definir Escopos

Breadboarding é uma técnica emprestada da engenharia elétrica. Assim como um breadboard eletrônico permite testar circuitos sem soldar componentes, o breadboard de software permite testar fluxos sem se perder em detalhes visuais.

Os 3 elementos básicos:

1. Places (Lugares): Telas, diálogos, menus - onde o usuário pode estar [ficam no topo com uma ——— linha embaixo]

2. Affordances (Ações): Botões, campos, formulários, tabelas, links e etc - São os componentes do sistema com os quais o usuário irá interagir/visualizar.

3. Connection Lines (Linhas de Conexão): Como ações conectam os lugares.

Exemplo prático: Para uma funcionalidade de pagar automaticamente a fatura com o mesmo cartão de crédito.:

O poder do breadboarding está na velocidade: Em 10 minutos você testa múltiplas abordagens. Em wireframes, 10 minutos mal geram uma tela.

Regra de ouro: Use palavras, não pixels. Se você consegue desenhar em 5 minutos, está no nível certo de abstração.

🤖 Turbinando o Shaping com IA

OLMPS.VERSIONᵀᴹ: 

_Recentemente descobrimos como acelerar dramaticamente a fase de shaping usando ferramentas de IA para prototipação.

Nossas ferramentas favoritas:

v0.dev (Vercel): Transforme seu breadboard em protótipo visual em minutos. Cole sua descrição textual e receba um componente React funcional.

Claude Artifacts: Ideal para criar mockups interativos e validar fluxos. Perfeito para testar conceitos rapidamente.

Loveable: Muito parecida com a v0.dev, vale a pena testar ambas e ver qual você prefere.

FlutterFlow: Com uma interface intuitiva, ela facilita a criação de interfaces de usuário complexas sem a necessidade de codificação extensa, tornando o desenvolvimento acessível para designers e desenvolvedores.

Cursor: Para quando precisamos de um protótipo mais robusto. A IA ajuda a implementar as ideias do breadboard em código real na sua linguagem favorita.

Workflow na prática:

1. Breadboard tradicional (5 minutos)

2. Prompt para IA: "Crie um protótipo baseado neste fluxo..."

3. Teste com stakeholders (protótipo visual funciona melhor que desenhos)

4. Iterate baseado no feedback

Resultado: Shaping 3x mais rápido com feedback de muito maior qualidade.

A combinação de breadboarding + IA está revolucionando como fazemos discovery e validação de produto.

3️⃣ Address Risks (Endereçar Riscos)

Pergunta crucial: "O que pode dar errado?"

• Integrações complexas?

• Dependências externas?

• Tecnologia que ninguém da equipe domina?

Identifique os rabbit holes: os elementos que podem tomar mais tempo do que o esperado e comprometer a entrega do projeto dentro do apetite estabelecido.

4️⃣ Write the Pitch (Escreva o Pitch)

Transforme tudo em um documento claro:

• Problema: O que estamos resolvendo

• Appetite: Quanto tempo vale a pena investir

• Solução: Como vamos resolver (alto nível)

• Rabbit Holes: O que pode dar errado

• No-gos: O que deliberadamente NÃO vamos fazer durante esse ciclo

🎲 Betting: Como Decidir no Que Apostar

Com o pitch pronto, chega a hora da mesa de apostas. Não é planejamento. É betting.

Por que "apostas"?

Apostas têm 3 características:

1. Payout definido: sabemos exatamente o que vamos entregar e quais os benefícios da entrega.

2. Compromisso real, tempo limitado: 6 semanas (ou o tamanho do apetite definido) sem interrupções.

3. Downside limitado: máximo que perdemos são 6 semanas.

As 5 perguntas da mesa de apostas:

• O problema importa?

• O appetite está certo?

• A solução é atraente?

• É o momento certo?

• As pessoas certas estão disponíveis?

Se qualquer resposta for "não", não apostamos. Simples assim.

🚀 Entrega: Projetos, Não Tarefas

Aqui está onde 90% dos criadores de produtos erram: Elas entregam tarefas fragmentadas.

O Shape Up entrega projetos inteiros, o senso de completude vem do valor real gerado pelo projeto finalizado.

Como funciona:

• Todos envolvidos no projeto recebem o pitch completo

• Cada um cria suas próprias tarefas

• Eles escolhem a própria abordagem tecnológica conforme seu conhecimento

• Cada membro da equipe tem Responsabilidade total pelo resultado

• Não adianta finalizar somente a parte do servidor, ou ter um frontend mockado, o projeto é entregue quando tivermos: uma funcionalidade utilizável que adiciona valor para nosso usuário.

🚀 "Done Means Deployed"

Regra de ouro: no final das 6 semanas, o código está em produção.

Não "quase pronto". Não "só falta QA".

Deployed. Funcionando. Sendo usado.

😵‍💫 O Período de Orientação

Os primeiros dias de todos projetos são estranhos. Parece que ninguém está trabalhando direito. É normal.

A equipe está se orientando, entendendo o código, encontrando o melhor ponto de partida. Aceite esse processo e não se preocupe demais. Se não ver progresso a partir da segunda semana ai sim é um sinal de alerta.

⚡ Gestão de Capacidade: Slate Limpo

Uma regra fundamental:

Cada ciclo é uma lousa limpa. Nada do ciclo anterior "vaza" para o próximo sem passar pela mesa de apostas novamente. Ou seja: se algo não for finalizado no ciclo, precisa ser re-priorizado novamente. Não é automaticamente enviado para pilha de tarefas a fazer.

🐞 E os bugs?

O Slack pisca vermelho. "Bug crítico na produção!". A tentação é imediata: largar tudo e mergulhar no código. Mas aqui está o que aprendemos nesses anos:

🚨A Falsa Urgência

Todo bug grita "urgência", mas poucos realmente são. A questão não é se é um bug, mas quanto importa. Dados sendo perdidos? Pare tudo. Um botão levemente desalinhado? Pode esperar.

99% dos bugs podem esperar 6 semanas. Para os outros 1%:

• Cool-down: 2 semanas (ou período que faça mais sentido para equipe) entre ciclos de desenvolvimento para correções

• Betting table: bugs grandes competem por recursos, ou seja, alguns bugs podem ocupar ciclos de desenvolvimento maiores da equipe como 2-3 semanas.

• Bug smash: um ciclo semestral dedicado só a correções

• Tarefas Reativas: é uma tarefa pequena (menos de 3 dias), não diretamente de desenvolvimento de produto, que tem urgência.
  Como suporte ("conserte esse bug"), marketing ("adicione essa promoção") ou operações ("verifique essa exceção").
  Por ser pequeno e urgente, não vale a pena incluir no planejamento do Shape Up, que tem ciclos de 3-6 semanas.

Por isso, recomendo que o trabalho reativo tenha um processo separado, com ferramentas próprias, como backlog priorizado e kanban, que funcionam melhor do que pitches e ciclos.

Para não atrapalhar o time do Shape Up, reserve capacidade para o trabalho reativo (ex: "dois programadores dedicados a isso neste ciclo"). Muitas equipes fazem rodízio entre os dois grupos.

🛠 Como Implementar no seu Caso

Para indie hackers:

1. Defina appetite para cada ideia antes de começar

2. Escreva pitches mesmo para projetos pessoais

3. Time-box tudo em ciclos de 3-4 semanas - respeite o apetite definido. Demorou demais? Comece a cortar coisas fora.

4. Deploy religiosamente no final de cada ciclo. Feito é melhor que perfeito ✅

Para software houses:

1. Educate clients sobre o processo

2. Pitch-driven sales: venda soluções shaped, não horas

3. Fixed-time, variable-scope: inverta a lógica tradicional

4. No interruptions: proteja os ciclos como se fossem sagrados 🫡

💡 O Poder da Clareza

Shape Up não é sobre velocidade. É sobre clareza.

Quando todos sabem exatamente:

• O que estamos construindo

• Por que estamos construindo

• Quando deve estar pronto

• O que NÃO vamos fazer

A mágica acontece.

Projetos que demorariam 6 meses ficam prontos em 6 semanas.

Não porque a equipe trabalha mais rápido. Mas porque ela trabalha na coisa certa.

🚀 Próximos Passos

Quer implementar Shape Up na sua operação?

Comece pequeno:

1. Escolha um projeto atual

2. Escreva um pitch seguindo o formato

3. Time-box em 6 semanas máximo

4. Deploy no final, aconteça o que acontecer

» Na Olympus, combinamos Shape Up com nossos sistemas de Small Bets e P.A.R.A para criar uma máquina de entrega consistente.

Na próxima newsletter vamos falar dos princípios que guiam todos esses sistemas.